L’informatique est devenue la colonne vertébrale de chaque organisation ou entreprise… tout en conservant un côté mystérieux pour la plupart d’entre nous ! À l’Office, loin des clichés sur les informaticiens retranchés dans leur tour d’ivoire, l’équipe est au cœur des activités et s’attache à comprendre l’ensemble des collaborateurs et leurs métiers pour les accompagner au quotidien dans leurs missions. De manière plus visible pour les locataires, le service pilote également la création des services numériques mis à leur disposition.
Les collaborateurs de l’Office utilisent quotidiennement des outils informatiques (ordinateurs, smartphones etc.) ainsi que plusieurs logiciels spécifiques, appelés aussi des « applicatifs » (« Portalimmo », un logiciel de gestion dédié au locataire, « Financement » pour soutenir la maitrise d’ouvrage et le financement des opérations, mais aussi des logiciels de comptabilité, paie etc., ou encore « Mainti4 », l’application de proximité pour les gardiens). « Notre rôle est d’apporter notre expertise en support. Il faut être compréhensif et bien connaître les activités de chacun. Nous formons les collègues, pouvons faire évoluer leurs outils de travail en fonction de leurs besoins… Nous les dépannons aussi ! Lorsqu’on nous appelle parce que “ça ne marche pas” il faut faire preuve de patience et de pédagogie. Notre travail repose autant sur de l’humain que de la technique. Nous sommes en contact permanent avec nos collègues. Notre mission, c’est aussi de nous mettre à la place de chaque utilisateur pour comprendre comment il agit, pourquoi il est en difficulté et comment on pourrait lui faciliter la tâche. »
Au sein de la Direction Financière, les six collaborateurs des services comptables remplissent une mission primordiale : traiter les données financières de l’Office et en garantir la qualité et la fiabilité. Contrôlé de manière stricte, le bilan comptable annuel dressé par l’équipe permettra ensuite d’assurer de la solvabilité de l’Office auprès des tiers et partenaires (banques, par exemple) et de piloter la stratégie pour répondre à la demande croissante de logements sociaux sur le territoire.
Deux assistantes budgétaires, examinent chaque mois entre 300 et 500 factures liées à la maintenance et l’entretien du patrimoine (eau, fluides, nettoyage, entretien chaudières, sécurité incendie, etc.). Elles s’assurent que celles-ci correspondent au service délivré, aux logements concernés, à la période mentionnée… Puis elles déterminent si ces dépenses font partie des charges récupérables par l’Office, selon un cadre règlementaire strict défini par décret. C’est en effet ici que démarre la régularisation de vos charges, avec un premier contrôle pour éviter un trop gros écart entre ce qui a été provisionné et le coût réel. « Nous pouvons déjà détecter des anomalies à ce stade et contacter les collègues du terrain, comme le gardien, pour qu’ils aillent vérifier qu’il n’y a pas de dysfonctionnement ».
Dans le bureau voisin, notre Assistant comptable contrôle lui aussi minutieusement les factures qui arrivent chaque jour. En charge de l’ensemble des factures Fonctionnement de l’Office, il en traite environ un millier chaque mois… Entre fin août et fin octobre, un autre chantier titanesque l’accapare : la taxe foncière réclamée par le service des impôts pour les 8 743 logements du parc… Chaque logement, chaque parking, chaque terrain possédé par l’Office y est soumis. Il est chargé de détecter les anomalies potentielles (erreur de calcul, taxation trop élevée pour un logement, oubli d’exonération…) et de monter les dossiers des dégrèvements. Pour ces derniers, afin de bénéficier de la diminution d’impôt sur certains logements – due au titre des économies d’énergies, de l’accessibilité ou de la vacance –, il lui faut rassembler tous les justificatifs à fournir.
De même, deux autres assistantes comptables vérifient et tracent toute dépense et toute rentrée d’argent (subvention, emprunt…) pour les programmes de réhabilitation/amélioration, comme pour les constructions neuves. En lien avec les chargés d’opération et les parties prenantes des projets, elles suivent les programmes de A à Z, jusqu’à la livraison des chantiers. La particularité de leur mission ? Leur travail s’adapte à la nature des programmes qui requiert beaucoup d’analyse : les dispositifs d’accession à la propriété (PSLA*, BRS**…), le patrimoine spécifique (logements jeunes, Ehpad…), la cession du patrimoine ancien, etc. nécessitent des traitements différents des données financières.
* Prêt social location-accession
** Bail réel solidaire
Gérer son budget, c’est aussi éviter tout découvert bancaire, interdit par la loi aux bailleurs sociaux. Le trésorier garde constamment l’oeil sur les comptes bancaires de l’Office, vérifiant la conformité des encaissements et des décaissements. Une responsabilité qui peut s’avérer stressante et qui nécessite notamment un bon contact avec les organismes bancaires. Règlement des fournisseurs, déclarations trimestrielles de TVA, remboursements des emprunts…, c’est lui qui effectue ces opérations. « Nous n’avons pas de contact direct avec les locataires, mais nos métiers contribuent eux aussi à la mission d’intérêt général de l’Office ».
Des comptes
transparents
et contrôlés
Florence, la responsable du
service, est la garante de
l’établissement des comptes
annuels conformément aux
règles et principes comptables
sous la responsabilité de
Raphaël, Directeur Financier.
Piloter les interventions techniques dans les logements, un défi quotidien
Au sein du Pôle Proximité, les cinq assistants de secteur (répartis sur les points accueil) sont un maillon essentiel dans le traitement de vos réclamations techniques et, plus largement, de la qualité de service. Jonglant entre les interlocuteurs (locataires, collaborateurs Office, entreprises) et les missions, ils dépensent beaucoup d’énergie pour faire avancer les dossiers et les interventions à bon rythme. En jeu : votre satisfaction, mais aussi la relocation des logements vides.
Au point accueil de Mireuil cet après-midi-là, les locataires se succèdent et le téléphone sonne sans discontinuer. « C’est toujours assez ‘speed’ ici » explique le binôme. L’une accueille les locataires et répond aux appels, tandis que l’autre assure le suivi des dossiers (planifiant les travaux dans un logement vide, relançant une entreprise pour des travaux de plomberie dans un logement…) et les autres tâches administratives (saisie des bons de travaux, mails, courriers aux locataires…) dans le bureau adjacent.
Le traitement des sollicitations techniques constitue une part importante de leur travail : « Suite à la demande du locataire, le gardien se rend sur place puis saisit la réclamation sur son smartphone pour qu’elle nous parvienne. Nous vérifions la réclamation avant de générer un bon de travaux pour l’intervention du prestataire compétent. Le locataire reçoit alors un courrier qui lui précise que telle entreprise va le contacter pour fixer la date d’intervention. » Les assistants assurent ensuite le suivi de l’intervention : relance des entreprises qui ne se seraient pas présentées etc., jusqu’à la bonne réalisation des travaux.
Ils ont également pour mission de planifier les travaux dans les logements vides. Après l’état des lieux sortant, le gardien superviseur leur transmet une liste d’interventions à effectuer dans le logement avant de le proposer à de nouveaux locataires. Dans le meilleur des cas, il faudra programmer : nettoyage, vérification électrique, joints de plomberie et peinture. Mais parfois, il faudra y ajouter des travaux de menuiserie, de maçonnerie, la réalisation de diagnostics variés… Charge aux assistants de secteur de planifier et coordonner l’intervention de chaque corps d’état puis d’annoncer une date de relocation possible à leurs collègues de la gestion locative. « Nous savons qu’il y a beaucoup de personnes qui attendent un logement, il n’y a donc pas de temps à perdre. Mais il faut penser à tout et optimiser le planning en restant réaliste. Notre hantise ? Un prestataire qui ne respecte pas les délais ou la détection d’un autre problème dans le logement, comme une infiltration d’eau par exemple… »
Dans les points accueil, au plus près du terrain
Depuis 2020, les assistants de secteur sont installés dans les points accueil plutôt qu’au siège, pour plus de proximité avec les logements dont ils s’occupent*. « Être sur le terrain nous permet d’être mieux informés de ce qui se passe et d’être plus réactifs pour fournir une réponse aux locataires. C’est aussi la possibilité d’un véritable travail d’équipe quotidien avec notre responsable de secteur, notre gestionnaire et les gardiens. Et bien sûr avec les locataires qui viennent nous rencontrer. »
* Les 3 secteurs Nord, Centre, Sud comportent globalement le même nombre de logements
Pour la responsable du Pôle Proximité, le métier d’assistant de secteur réclame des compétences bien sûr, mais aussi de solides savoir-être : « Il faut être hyper réactif et polyvalent, savoir communiquer et travailler en équipe, faire plusieurs choses à la fois tout en restant rigoureux, et enfin s’adapter, car il y a toujours des imprévus… » Les assistants de secteur apprécient en effet la diversité de leurs interlocuteurs et l’absence de routine de leurs journées. Quant aux imprévus, ils sont parfois nombreux et il faut alors prioriser les urgences : « Une fuite de gaz, un dégât des eaux, une ouverture de compteur qui prend du temps… Nerveusement, ça peut être éprouvant. Nous nous démenons pour régler les problématiques des locataires, faire au mieux, mais cela prend du temps… »
Acquérir un logement en toute confiance auprès de l’Office
Dédié à la vente de biens, le service commercialisation a vu son équipe et ses services s’étoffer ces dernières années. Rappelons que la finalité est double : d’une part, permettre à toujours plus de ménages d’accéder à la propriété, et de l’autre, renforcer les capacités d’investissement de l’Office. En effet, le montant des ventes va servir à financer la construction de nouveaux logements qui seront mis en location.
« La présence de notre stand aux divers salons rochelais de l’immobilier peut encore surprendre souligne la référente du service, mais notre positionnement sur le marché de la vente de biens s’affirme peu à peu. » L’offre de logements mis en vente par l’Office s’est en effet considérablement diversifiée : les ventes de patrimoine ancien s’étalent désormais sur toute l’année et les programmes neufs se multiplient (appartements, logements individuels) à travers toute la Communauté d’Agglomération. « Les gens prennent conscience que nous sommes un acteur de premier plan pour la construction neuve, et qu’ils peuvent avoir confiance tant dans la qualité des biens que dans l’accompagnement proposé. »
C’est au bureau des ventes de l’Office, rue Eustache Lemoine à Lagord, que la discussion avec les potentiels acquéreurs se poursuit. La chargée de vente, les accueille : « Devenir propriétaire est un rêve que partagent beaucoup de ménages, une étape-clé de leur parcours résidentiel. Nous accueillons nos locataires, mais pas seulement. Car s’ils restent prioritaires pour l’acquisition des logements anciens*, nous accompagnons plus largement les ménages dont les revenus respectent les plafonds des critères d’acquisition. » Le point commun et de départ de tous ces aspirants propriétaires ? Le premier pas, c’est d’estimer sa capacité d’emprunt auprès de sa banque. Ensuite, l’équipe commercialisation sera là à chaque étape ! « Nous suivons les acquéreurs de A à Z, jusqu’au choix des finitions du logement et à la remise des clés, et même après ! »
Les avantages d’acheter un bien avec l’Office sont en partie financiers, évidemment. L’agilité des dispositifs proposés (PSLA, BRS**…) vise à permettre à des foyers plus modestes de devenir propriétaires sur le territoire où les prix sont élevés. De manière générale, les acquéreurs ne paient pas de frais d’agence, bénéficient de frais de notaire réduits, de prêts aidés (sous conditions d’éligibilité)… « Certes, il y a des contreparties à prendre en compte, mais on les explique clairement. Et on suit les acquéreurs tout au long du projet », ajoute Émilie. Car acheter avec l’Office, c’est aussi bénéficier d’un accompagnement de proximité qui sécurise cette étape importante. « C’est toujours un grand moment quand on remet les clés du bien au nouveau propriétaire, après des mois d’échanges ! »
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Foncier : L'Office cherche des partenaires
et des terrains :
06 12 52 39 39
